Comment recadrer un collaborateur avec bienveillance ?

Le manager tient une position centrale au sein d’une équipe. Si sa principale mission est de gérer une équipe pour que celle-ci soit efficace, il doit aussi en assurer la cohésion et s’assurer du bien-être de ses différents collaborateurs. Et lorsqu’un collaborateur pose problème, le manager doit jouer à l’équilibriste : il doit faire preuve d’empathie et recadrer le collaborateur sans pour autant le décourager. Et cela peut s’avérer périlleux. Pour cela, le coach professionnel peut accompagner le manager dans cet exercice. Explications.

Recadrer un collaborateur n’est jamais une situation facile, que ce soit pour le manager ou le collaborateur, et pour que la relation ne ressorte pas détériorée de cet échange, il est indispensable de donner à cet entretien un cadre particulièrement bienveillant. Pour cela, le recadrage ne doit jamais se faire à « chaud » ni devant le reste de l’équipe. Le recadrage doit alors se faire dans un cadre personnel pour instaurer une relation de respect entre le manager et le collaborateur.

Il est souvent partagé dans les techniques de feedback qu’il est intéressant de partager deux points positifs pour un point d’amélioration, afin que celui-ci soit mieux accepté. D’ailleurs la critique adressée ne devrait plus être une critique mais un point d’amélioration pour que celui-ci soit constructif et donner une voie à explorer pour s’améliorer plutôt que de le laisser seul avec la critique. Le feedback positif permet quant à lui de se mettre dans une position encourageante et constructive.

Ce point d’amélioration doit respecter quelques règles :

• Ce centrer sur des faits et pas des opinions. « Tu rends tes dossier souvent en retard » est différent de « sur tes 5 derniers dossiers, 3 sont arrivés après la date que tu avais proposée ». Le premier étant une opinion sujette à discussion.
• Ne pas centrer la critique sur la personne, mais sur un comportement. « Tes dossiers sont arrivés en retard, tu n’es pas quelqu’un de ponctuel » est différent « le fait que tes dossiers arrivent en retard, me met en difficulté ». L’un est jugeant et décourageant.
• Esssayer de co-construire la solution pour développer la confiance.

Pour le manager, il s’agit donc aussi de se mettre à la place du collaborateur et faire preuve d’empathie à ne pas confonde avec de la sympathie ou de la complaisance. L’empathie cherchera à comprendre la difficulté du collaborateur, la sympathie et la complaisance le laisseront seul avec son problème. Pour mieux développer son empathie qui n’est pas un mode de fonctionnement préféré chez certains le coach professionnel peut alors l’accompagner pour l’y aider.

La communication est indispensable pour que le recadrage du collaborateur se déroule dans les meilleurs termes. Pour le manager, il s’agira d’exposer concrètement la raison de l’entretien. De cette façon, le collaborateur peut mieux comprendre le pourquoi du recadrage.

Il s’agit également de donner un espace de parole au collaborateur pour que l’entretien ne prenne pas la forme d’un monologue. Laisser s’exprimer le collaborateur et l’écouter permet de le comprendre et d’instaurer un cadre serein à l’échange.

On s’intéressera aux techniques de communication non-violente pour s’inspirer à faire des demandes sans jugements constructives, notamment en suivant la méthodologie suivante :

• Je partage du feedback positif : « tes dossiers sont très clairs, synthetiques et bien construits », « j’apprécie de plus tes petites notes positives dedans qui me facilite la compréhension »
• J’expose les faits : « cependant, tes 3 derniers dossiers sur 5 sont arrivés en retard »
• J’expose mon ressenti :  « et je suis embêté par rapport à cela car cela me met en difficulté au regard de mes engagements, qu’en penses-tu ? ».
• J’expose ma demande comme piste de solution : « serais-tu ok de me transmettre tes dossiers aux dates auxquelles tu t’es engagé ou au moins de me prévenir du retard 3 jours avant celle-ci ? »
• Valider l’accord, cette demande doit être négociable par l’interlocuteur.

Nous l’avons vu, recadrer un collaborateur avec bienveillance demande de posséder des compétences bien particulières et d’avoir intériorisé certains codes. Avoir recours à un coach professionnel peut alors s’avérer indispensable pour certains managers, et ce, afin de pouvoir faire face à ce type de situation le plus sereinement possible.

Le coach professionnel pourra alors donner des conseils au manager pour lui apprendre quelle posture prendre et comment mettre en place une communication efficace tout en se faisant respecter. Pour le manager, il s’agit d’obtenir une série de techniques et d’outils pour limiter la confrontation et ainsi trouver une solution rapide.

Le coach professionnel permet alors au manager de prendre une bonne attitude et de prendre les bonnes décisions à l’heure d’instaurer une relation entre lui-même et ses collaborateurs.

Aujourd’hui, maitriser les « softs skills » est devenu indispensable pour les managers. En effet, à l’heure de la communication bienveillante, le recadrage ne sert plus à punir. Au contraire, il permet de dissiper des malentendus et de motiver ses collaborateurs. L’intervention du coach professionnel en gestion managériale est idéale pour développer des compétences telles que l’écoute active et l’empathie. Pour toutes ces raisons, Coaching Ways Executive propose une formation « Les Clés du coaching » pour les coachs professionnels qui souhaitent accompagner des managers pour enrichir leur posture managériale.